Apa itu Kebijakan Retensi Data dan Bagaimana Cara Membuatnya?
Di blog ini, kami akan mengungkap pentingnya kebijakan penyimpanan data dan mendapatkan wawasan berharga dalam mengembangkan kebijakan yang disesuaikan untuk bisnis Anda. Telusuri kompleksitas tata kelola data, kepatuhan, dan keamanan untuk memperkuat strategi manajemen informasi organisasi Anda.
Apa Itu Kebijakan Penyimpanan Data?
Kebijakan penyimpanan data menentukan cara data disimpan dan dibuang untuk meminimalkan risiko keamanan dan mematuhi peraturan. Kebijakan tersebut menguraikan bagaimana data harus diformat, berapa lama data harus disimpan, dan bagaimana serta di mana data harus disimpan. Setelah periode penyimpanan berakhir, data dapat dihapus atau dipindahkan ke penyimpanan sekunder, sehingga memastikan penyimpanan utama tetap bersih. Organisasi tidak boleh menyimpan semua data tanpa batas waktu dan harus menunjukkan bahwa mereka secara selektif menyimpan dan menghapus data berdasarkan persyaratan peraturan tertentu. Organisasi sering kali membuat kebijakan penyimpanan datanya sendiri, namun mereka juga harus memastikan bahwa kebijakan tersebut memenuhi atau melampaui undang-undang yang berlaku. Setiap industri mungkin memiliki periode penyimpanan yang berbeda untuk jenis data yang berbeda, dan organisasi dapat menggunakan templat kebijakan penyimpanan data khusus industri sebagai panduan.
Elemen dasar kebijakan penyimpanan data meliputi:
- Jenis Data yang Dikumpulkan: Tentukan dengan jelas kategori dan jenis data yang dikumpulkan organisasi. Ini dapat mencakup informasi pelanggan, catatan karyawan, data keuangan, atau sumber data relevan lainnya.
- Prosedur Penyimpanan Data: Uraikan prosedur untuk menyimpan data yang diambil dengan aman. Hal ini termasuk menentukan apakah data akan disimpan secara lokal atau di cloud, metode enkripsi, dan kontrol akses untuk melindungi informasi sensitif.
- Format Data: Menentukan format penyimpanan data. Hal ini dapat mencakup format file, struktur database, atau standar relevan lainnya untuk memastikan konsistensi dan kemudahan pengambilan.
- Periode Penyimpanan: Nyatakan dengan jelas durasi penyimpanan berbagai jenis data. Pertimbangkan persyaratan hukum, kebutuhan bisnis, dan standar industri saat menentukan periode ini untuk mencapai keseimbangan antara kepatuhan dan efisiensi operasional.
- Prosedur Pembuangan Data: Tentukan metode aman untuk membuang data pada akhir periode penyimpanannya. Hal ini dapat mencakup penghancuran dokumen fisik, penghapusan file elektronik secara aman, atau metode lain yang sesuai untuk mencegah akses tidak sah.
- Pencadangan dan Pengarsipan: Detailkan prosedur pencadangan dan pengarsipan data. Tentukan seberapa sering pencadangan akan dilakukan, di mana pencadangan akan disimpan, dan kriteria data yang sebaiknya diarsipkan, bukan disimpan secara aktif.
- Peran dan Tanggung Jawab: Uraikan dengan jelas peran dan tanggung jawab individu yang terlibat dalam pengelolaan data. Hal ini mencakup pemilik data, penjaga, dan staf lain yang bertanggung jawab atas keamanan data, kepatuhan, dan penerapan kebijakan penyimpanan.
Apa yang Harus Dicakup dalam Kebijakan Retensi Data?
Kebijakan penyimpanan data standar menguraikan tujuan penyimpanan informasi, menentukan pengguna yang menerapkannya, dan menentukan cakupannya. Kebijakan ini juga akan mencakup berbagai persyaratan penyimpanan data, seperti jadwal penyimpanan, aturan pengamanan data, pedoman pemusnahan data, dan aturan respons terhadap pelanggaran. Organisasi harus menemukan dan mengklasifikasikan semua data pribadi. Ini dapat mencakup data yang disimpan dalam database, dokumen, email, gambar, dan video. Selain itu, lokasi subjek data juga harus dipertimbangkan, karena lokasi yang berbeda mungkin memiliki persyaratan yang berbeda-beda, sehingga memerlukan kebijakan penyimpanan data yang unik. Frekuensi pencadangan juga harus diperhatikan, dengan mempertimbangkan risiko kehilangan data, kebutuhan akan beberapa pencadangan, dan lamanya waktu penyimpanan data berdasarkan jenisnya.
Cara Membuat Kebijakan Retensi Data
Membuat kebijakan dan jadwal penyimpanan data adalah tugas yang kompleks. Hal ini memerlukan penelitian menyeluruh untuk mengidentifikasi peraturan dan kebijakan yang berlaku untuk setiap kategori data dan memperhitungkan pengecualian. Hal ini juga melibatkan kolaborasi beberapa individu dan tim, yang dapat menghasilkan berbagai perspektif.
Berikut panduan langkah demi langkah tentang cara membuat Kebijakan Retensi Data yang kuat:
1. Identifikasi Tipe dan Kategori Data
Mulailah dengan mengkategorikan data organisasi Anda ke dalam jenis yang berbeda berdasarkan sifat, sensitivitas, dan implikasi peraturannya. Ini dapat mencakup data pelanggan, catatan keuangan, informasi karyawan, dan banyak lagi. Memahami keragaman data Anda akan menjadi dasar untuk menyesuaikan periode penyimpanan dan metode pembuangan.
2. Menilai Persyaratan Hukum dan Peraturan
Kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data dan peraturan industri tidak dapat dinegosiasikan. Lakukan tinjauan menyeluruh terhadap lanskap hukum yang mengatur industri Anda dan wilayah tempat bisnis Anda beroperasi. Langkah ini penting untuk menentukan periode penyimpanan minimum yang diperlukan untuk jenis data tertentu dan memastikan kebijakan Anda sejalan dengan pedoman ini.
3. Tentukan Periode Retensi
Tetapkan periode penyimpanan yang jelas dan ringkas untuk setiap kategori data. Hal ini melibatkan penentuan berapa lama jenis informasi tertentu perlu disimpan untuk alasan operasional, hukum, atau sejarah. Berhati-hatilah dalam menjaga keseimbangan - menyimpan data terlalu lama dapat membuat organisasi Anda menghadapi risiko yang tidak perlu, sementara membuangnya terlalu cepat dapat menyebabkan ketidakpatuhan.
4. Menerapkan Metode Penghancuran Data yang Aman
Ketika data mencapai akhir periode penyimpanannya, data tersebut harus dibuang dengan aman. Tentukan metode pemusnahan data, baik melalui pemusnahan fisik media penyimpanan atau penghapusan file digital secara aman. Menerapkan prosedur ini tidak hanya melindungi informasi sensitif namun juga memperkuat komitmen Anda terhadap privasi data.
5. Menetapkan Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab penerapan Kebijakan Retensi Data. Tunjuk individu atau tim yang bertanggung jawab untuk memantau periode penyimpanan data, memulai proses pembuangan, dan memastikan kepatuhan secara keseluruhan. Akuntabilitas adalah kunci keberhasilan pelaksanaan kebijakan apa pun.
6. Mendidik dan Melatih Staf
Kebijakan Penyimpanan Data Anda hanya efektif jika tim Anda memahami dan mengikutinya. Sediakan sesi pelatihan komprehensif untuk mengedukasi karyawan tentang pentingnya penyimpanan data, pedoman khusus yang diuraikan dalam kebijakan, dan konsekuensi ketidakpatuhan. Pembaruan dan pengingat rutin akan membantu memperkuat prinsip-prinsip ini.
Mengingat banyaknya tanggung jawab yang dimiliki karyawan, penting untuk memastikan bahwa kebijakan penyimpanan data Anda dibuat sesederhana mungkin. Hal ini dapat dicapai dengan membatasi jumlah kategori catatan dan periode penyimpanan, dan mengadakan acara tahunan di mana karyawan diminta untuk menghapus atau mengarsipkan catatan mereka. Selain itu, komunikasi yang efektif memainkan peran penting dalam memastikan setiap orang memahami peran mereka dalam kebijakan dan mengetahui kapan dan bagaimana membuang arsip yang telah melampaui masa penyimpanannya. Mengumpulkan umpan balik dari mereka yang terkena dampak langsung kebijakan ini sangatlah penting untuk melakukan perbaikan dan penyesuaian yang diperlukan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti saat membuat kebijakan retensi data.
Praktik Terbaik Kebijakan Penyimpanan Data
Berikut adalah beberapa praktik terbaik kebijakan retensi data yang dapat Anda gunakan untuk membantu mengembangkan kebijakan yang disesuaikan untuk bisnis Anda.
Membentuk tim: Identifikasi pemangku kepentingan yang harus dilibatkan dalam proses pengembangan kebijakan, seperti eksekutif, personel hukum, administrator TI, dll. Pastikan setiap tim atau individu terwakili secara adil.
Temukan & klasifikasikan data Anda: Tentukan data mana yang perlu diarsipkan dan berapa lama dengan mempertimbangkan sifat dan relevansinya dengan kebutuhan bisnis saat ini. Sesuaikan skema klasifikasi sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Kategori umum mungkin mencakup dokumen pajak, dokumen penggajian, dan dokumen penjualan.
Hapus data ROT: Hindari menyimpan data lebih lama dari yang diperlukan, karena data usang menimbulkan risiko keamanan. Menerapkan sistem yang dapat dengan mudah mengidentifikasi dan menghapus data yang bersifat ROT (Redundant, Obsolete atau Trivial).
Tentukan peraturan yang berlaku: Pastikan kebijakan penyimpanan data Anda mematuhi persyaratan hukum dan peraturan, seperti HIPAA, SOX, dan GDPR. Ketahui undang-undang dan persyaratan khusus untuk setiap industri dan simpan data yang mungkin diperlukan untuk tindakan hukum.
Tetapkan batas waktu: Tetapkan batas waktu default untuk mengarsipkan atau menghapus setiap item data. Secara umum, retensi permanen harus menjadi pengecualian dan bukan aturan.
Komunikasikan kebijakan: Memberi tahu semua karyawan dan tim terkait tentang kebijakan dan dampaknya terhadap peran dan tanggung jawab mereka.
Tinjau dan perbarui kebijakan: Tinjau kebijakan secara berkala untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan dan keadaan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan sesuai kebutuhan.
Mengembangkan kebijakan penyimpanan data yang efektif membantu organisasi mengelola dan menyimpan informasi digital dalam jumlah besar secara efisien. Ini memastikan bahwa data penting sering dicadangkan, sehingga memudahkan pemulihan jika terjadi keadaan darurat. Audit retensi rutin membantu menghapus file usang dan duplikat, meningkatkan penelusuran dan pengalaman pengguna. Kebijakan penyimpanan data yang lebih cerdas juga dapat menciptakan lebih banyak ruang penyimpanan dengan memigrasikan data lama ke cloud.
Bagaimana Lepide Dapat Membantu Kebijakan Penyimpanan Data Anda
Platform Keamanan Data Lepide dapat secara otomatis menemukan dan mengklasifikasikan data berdasarkan sensitivitas dan persyaratan penyimpanannya. Hal ini membantu menegakkan kebijakan penyimpanan secara lebih efektif dan memastikan penanganan dan perlindungan yang tepat diterapkan pada data. Dengan kemampuan pemantauan berkelanjutan pada platform, ia dapat melacak akses dan modifikasi data secara real-time. Ini dapat mendeteksi perubahan atau penghapusan data yang tidak sah, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan penyimpanan Anda. Peringatan dapat dibuat untuk memberi tahu administrator tentang pelanggaran kebijakan apa pun. Selain itu, platform ini menghasilkan laporan audit terperinci, yang dapat digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap undang-undang privasi data yang relevan. Lepide juga menyederhanakan proses menjaga kebersihan Direktori Aktif dengan menghapus, menonaktifkan, atau memindahkan akun yang tidak aktif dan usang ke unit organisasi lain, tanpa memerlukan keterlibatan staf TI.
Jika Anda ingin melihat bagaimana Platform Keamanan Data Lepide dapat membantu Anda membuat dan memelihara kebijakan penyimpanan data, jadwalkan demo dengan salah satu teknisi kami.
>