20 Pertanyaan Tentang Privasi Data yang Perlu Anda Tanyakan
Seiring dengan semakin banyaknya data yang dikumpulkan, diproses, dan dibagikan, kekhawatiran seputar privasi data menjadi semakin relevan dibandingkan sebelumnya. Tidak hanya individu yang perlu berhati-hati dalam melindungi informasi pribadi mereka, namun organisasi juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan privasi dan keamanan data yang mereka kumpulkan. Untuk menavigasi lanskap privasi data yang kompleks, penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan mempelajari 20 pertanyaan teratas tentang privasi data yang perlu ditanyakan oleh setiap organisasi.
Pertanyaan Privasi Data Utama
Seperti yang mereka katakan, ini bukan pertanyaan apakah, tapi kapan, pelanggaran data akan terjadi. Untuk memastikan respons insiden yang efektif, penting untuk memiliki proses yang terdokumentasi dengan baik. Latihan keamanan rutin dapat membantu tim berlatih menangani pelanggaran data dan meningkatkan kemampuan mereka untuk merespons di masa depan.
Memiliki rencana respons insiden sangat penting untuk mempersiapkan, mengidentifikasi, membendung, dan memulihkan insiden keamanan. Respons terhadap insiden memainkan peran penting dalam menjaga data pribadi karena peretas akan mengeksplorasi berbagai metode untuk mengakses informasi pribadi yang sensitif. Meninjau dan memperbarui rencana respons insiden secara berkala juga penting.
Kegagalan melaporkan pelanggaran data dapat mengakibatkan konsekuensi finansial yang parah. Penting bagi tim tanggap insiden untuk memahami aturan pelaporan pelanggaran yang diberlakukan oleh undang-undang privasi data global yang baru. Jika sejumlah besar data pribadi disusupi tanpa izin, tim harus segera melaporkan pelanggaran tersebut kepada otoritas pengawas dan memberi tahu individu yang terkena dampak. Untuk mematuhi persyaratan pemberitahuan pelanggaran, organisasi harus menyertakan proses pemberitahuan dalam rencana respons insiden mereka.
Memahami implikasi finansial dari potensi pelanggaran data sangatlah penting. Untuk memperkirakan kemungkinan terjadinya pelanggaran dan dampak finansialnya, gunakan laporan IBM mengenai biaya rata-rata pelanggaran, yang memberikan informasi mengenai biaya rata-rata per individu yang terkena dampak di berbagai industri. Dengan menggunakan informasi dalam laporan ini, Anda dapat menghitung biaya catatan yang dicuri atau hilang.
Untuk menilai secara akurat potensi dampak pelanggaran data, penting untuk menentukan aset data yang dimiliki oleh organisasi Anda. Hal ini mungkin melibatkan melakukan wawancara dengan pemangku kepentingan utama, dan mengidentifikasi area di mana data biasanya ditemukan, seperti aplikasi, folder, database, cloud dan pihak ketiga, media yang dapat dipindahkan, lokasi fisik, jaringan pengujian dan pengembangan, dll. Melakukan pemindaian jaringan yang komprehensif untuk mengidentifikasi data di area ini akan membantu menilai potensi dampak pelanggaran data. Selain itu, latihan ini dapat membantu dalam mengklasifikasikan data berdasarkan sensitivitasnya.
Seperti disebutkan di atas, Anda dapat mengklasifikasikan data berdasarkan tingkat sensitivitasnya. Analisis risiko dapat mengungkap dampak pelanggaran terhadap pelanggan dan karyawan Anda. Memahami data mana yang rentan selama pelanggaran memungkinkan tim keamanan Anda memperkuat pertahanan dan merancang strategi untuk melindungi data. Dengan memprioritaskan upaya mereka untuk melindungi aset-aset tersebut, mereka dapat mengalokasikan waktu mereka secara efisien. Selain itu, mereka dapat mengatur peringatan menggunakan teknologi keamanan yang berbeda untuk diberitahu tentang aktivitas tidak biasa apa pun yang terkait dengan tipe data spesifik ini.
Mengambil pendekatan ‘privasi berdasarkan desain’ terhadap keamanan berarti mengintegrasikan privasi dan perlindungan data ke dalam proyek keamanan sejak awal. Hal ini membantu organisasi mematuhi peraturan privasi data global. Penting untuk menerapkan pendekatan ini ketika menerapkan infrastruktur TI baru yang berhubungan dengan data pribadi, menerapkan kebijakan keamanan, berbagi data dengan pihak ketiga atau pelanggan, dan menggunakan data untuk tujuan analitis.
Penilaian Dampak Privasi (PIA) adalah alat yang berguna untuk mengevaluasi dan meminimalkan risiko masalah privasi dalam organisasi Anda. Dengan melibatkan pemangku kepentingan utama, wawancara PIA membantu mengidentifikasi potensi masalah privasi dan memberikan rekomendasi tentang cara mengatasinya.
Penting untuk menentukan siapa yang memiliki akses terhadap informasi sensitif dan apakah akses mereka diperlukan untuk operasional bisnis. Beberapa pengguna mungkin memiliki akses istimewa ke data yang seharusnya tidak mereka miliki. Untuk mengatasi hal ini, kebijakan keamanan harus ditinjau untuk menghapus akses istimewa, dan titik akhir harus dilindungi dari penyelundupan data. Jika pengguna masih memerlukan akses ke data sensitif namun ada kekhawatiran akan pencurian, alat enkripsi dapat digunakan untuk menyembunyikan data.
Agar berhasil memenuhi peraturan privasi data global, diperlukan penerapan langkah-langkah privasi dan keamanan yang tepat di berbagai aspek organisasi. Ini adalah tujuan jangka panjang dan tidak bisa dianggap sebagai daftar periksa yang hanya dilakukan sekali saja. Kegagalan untuk mematuhi undang-undang privasi data dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah, seperti denda yang besar dan bahkan hukuman penjara tergantung pada yurisdiksi dan tingkat keparahan pelanggaran.
Penting bagi organisasi Anda untuk menentukan siapa yang akan menangani akses data dan permintaan penghapusan, terutama berdasarkan GDPR. Hal ini mungkin memerlukan penunjukan Petugas Perlindungan Data (DPO) yang akan menangani permintaan ini dan berkomunikasi dengan otoritas pengawas UE. DPO juga akan berperan dalam memantau kepatuhan GDPR, memberi nasihat tentang kewajiban perlindungan data, melakukan Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA), dan bertindak sebagai titik kontak bagi otoritas dan subjek data. Menurut GDPR, DPO harus ditunjuk dalam tiga situasi spesifik: ketika otoritas publik memproses data pribadi, ketika pengontrol atau pemroses melakukan pemrosesan data berskala besar secara teratur dan sistematis, atau ketika pengontrol atau pemroses melakukan pemrosesan data berskala besar. data sensitif. Kriteria pemrosesan skala besar meliputi jumlah subjek data, volume data, durasi pemrosesan, dan jangkauan geografis. Penting untuk dicatat bahwa DPO dapat ditunjuk secara internal atau eksternal. Jika organisasi Anda memilih untuk tidak menunjuk DPO, penting untuk mendokumentasikan alasan di balik keputusan ini.
GDPR memungkinkan individu untuk meminta akses ke data mereka dan mengetahui apakah data tersebut sedang diproses. Mereka juga dapat meminta datanya untuk ditransfer ke sistem lain. Penting untuk memiliki sistem untuk mengambil dan mentransfer data ke individu dengan aman, tanpa biaya atau penundaan apa pun. Tanggung jawab untuk menangani permintaan ini dapat diberikan kepada Petugas Perlindungan Data atau seseorang yang mampu mengelolanya.
Karena peraturan privasi data global yang baru, organisasi harus menilai dengan cermat metode mereka dalam memperoleh data pribadi, termasuk informasi dasar seperti nama dan alamat. Informasi pengenal pribadi apa pun dapat dieksploitasi oleh individu jahat, yang dapat mengakibatkan hukuman berat berdasarkan undang-undang ini. Organisasi harus mengevaluasi praktik pengumpulan data mereka, memastikan mereka hanya meminta informasi penting yang diperlukan untuk operasi mereka.
Penting untuk selalu memperbarui kebijakan privasi dan pemberitahuan Anda karena undang-undang privasi data yang baru mengharuskan pemrosesan data pribadi secara transparan. Untuk mematuhinya, organisasi Anda harus terbuka, informatif, ringkas, dan mengikuti praktik pemrosesan data yang sah. Sampaikan pemberitahuan privasi Anda kepada subjek data sesegera mungkin dan libatkan pemangku kepentingan utama, seperti hukum dan pemasaran, dalam pembuatan kebijakan. Tuliskan dalam bahasa yang jelas dan sederhana, hindari jargon hukum yang rumit.
Organisasi Anda harus menyimpan catatan tentang bagaimana dan kapan catatan data diproses, karena ini akan membantu tim keamanan Anda menentukan bagaimana sistem harus dilindungi. Hal ini mungkin juga diperlukan oleh pihak berwenang jika terjadi penyelidikan pelanggaran data. Memiliki catatan ini memungkinkan Anda berkomunikasi secara efektif di mana dan kapan data diproses. Selain itu, hal ini bermanfaat untuk mendokumentasikan aktivitas pemrosesan baru dan menetapkan proses untuk setiap departemen yang mengumpulkan data pribadi.
Jadwal penyimpanan data adalah dokumen atau sistem penting yang harus dimiliki organisasi untuk melindungi data pribadi. Pedoman ini menguraikan bagaimana organisasi mematuhi persyaratan hukum dan peraturan dalam menyimpan catatan. Jadwal menentukan berapa lama data disimpan dan bagaimana data tersebut dibuang dengan benar. Hal ini juga memberikan panduan kepada karyawan tentang cara menghapus atau memusnahkan data yang tidak lagi diperlukan. Setelah pemetaan data dan latihan klasifikasi selesai, setiap jenis risiko yang teridentifikasi dapat dikaitkan dengan periode retensi yang sesuai.
Setelah menetapkan jadwal penyimpanan data, penting untuk memahami metode yang tepat untuk menghapus atau memusnahkan data. Karyawan harus dididik tentang kapan dan bagaimana melakukan tindakan ini. Selain itu, departemen keamanan harus mematuhi standar industri yang diakui seperti Pedoman Media NIST untuk membersihkan dan membersihkan perangkat penyimpanan secara efektif.
Disarankan agar tim meninjau jadwal penyimpanan data mereka setiap tahun untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan. Audit data juga menawarkan kesempatan untuk menangani berbagai aspek pengelolaan data, seperti prosedur pengumpulan, penyimpanan, perlindungan, akses, dan penghapusan data. Karena keadaan dan hasil ini mungkin berubah, sangatlah penting untuk secara proaktif beradaptasi dan terus mengikuti perkembangan terkini guna memastikan kepatuhan bisnis.
Tim keamanan Anda harus mengevaluasi secara rutin efektivitas kontrol keamanan yang ada, seperti perangkat lunak anti-malware, SIEM dan sistem manajemen log, metode enkripsi, dan penyembunyian data. Mereka juga harus membandingkan praktik mereka dengan standar industri seperti NIST, SANS, ISO, atau COBIT dan menggunakan alat penilaian mandiri untuk mengukur kematangan operasi mereka.
Berdasarkan undang-undang privasi data global, organisasi akan dikenakan denda jika tidak melaporkan insiden keamanan. Oleh karena itu, penting bagi tim keamanan untuk segera mendeteksi insiden tersebut. Menurut laporan keamanan data IBM tahun 2022, bisnis membutuhkan rata-rata sekitar 9 bulan atau 277 hari untuk mendeteksi dan mengungkapkan pelanggaran data, sehingga pemantauan dan deteksi ancaman secara real-time menjadi penting.