Strategi Pengurangan Biaya TI {12 Strategi}

Pengurangan biaya TI (juga dikenal sebagai Optimasi biaya TI) adalah proses menghilangkan sumber pemborosan dan nilai rendah di departemen TI. Beberapa dari strategi ini mempunyai dampak yang hampir seketika terhadap anggaran, sementara strategi lainnya memberikan dampak positif terhadap keuntungan Anda dalam jangka menengah hingga jangka panjang.

Namun, semua pengurangan biaya memerlukan perencanaan yang matang agar tidak menjadi kontra-produktif. Keputusan penghematan biaya yang terlalu radikal merusak kesehatan bisnis dan semangat karyawan, jadi penting bagi Anda untuk mengetahui apa yang Anda lakukan saat memangkas biaya TI.

Artikel ini menyajikan 12 strategi pengurangan biaya TI yang telah teruji yang menurunkan biaya dan meningkatkan efektivitas biaya TI Anda. Baca terus untuk mengetahui bagaimana CIO dan CFO mengurangi biaya tanpa harus melakukan PHK atau menyebabkan kekacauan jangka panjang.

Strategi Pengurangan Biaya TI

Rata-rata, perusahaan di seluruh dunia membelanjakan 7,5% pendapatannya untuk TI (organisasi di AS mengalokasikan sekitar 8,5% pendapatannya untuk TI, sementara perusahaan di UE mempertahankan angka tersebut sekitar 6%).

Sekarang setelah Anda mengetahui perkiraan pengeluaran teknologi Anda, mari kita lihat strategi pengurangan biaya TI apa yang membantu mencapai keseimbangan pembelanjaan dan pendapatan yang optimal.

1. Gunakan Cloud Computing Secara Sepenuhnya

Ganti beberapa (jika tidak semua) infrastruktur di lokasi Anda dengan sumber daya berbasis cloud. Langkah seperti itu mengurangi atau menghilangkan sebagian besar biaya yang terkait dengan hosting lokal.

Berikut adalah alasan utama mengapa mengadopsi cloud sangat menguntungkan:

• Mengurangi biaya infrastruktur: Perpindahan ke cloud menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras lokal (server, peralatan jaringan, perangkat penyimpanan, dll.). Anda menghilangkan biaya modal di muka dan mengurangi biaya operasional infrastruktur Anda.
• Penetapan harga hemat biaya: Penyedia cloud mengenakan biaya berdasarkan model penetapan harga bayar sesuai penggunaan, sehingga Anda hanya membayar sumber daya yang benar-benar digunakan oleh tim Anda. Anda menaikkan atau menurunkan skala berdasarkan kebutuhan saat ini untuk menghindari penyediaan berlebih, sehingga tidak pernah ada kelebihan kapasitas yang tidak terpakai.
• Sedikit atau tanpa pemeliharaan internal: Setelah Anda mulai menggunakan cloud, Anda tidak lagi menghabiskan waktu dan uang untuk pemeliharaan perangkat keras (pemantauan, patching, penggantian komponen, dll.). Anda juga mengurangi konsumsi energi di lokasi, yang selanjutnya menurunkan biaya.

Jika memindahkan semuanya ke cloud bukanlah suatu pilihan, lingkungan cloud hybrid juga memiliki potensi penghematan biaya yang sangat besar. Arsitektur hibrid memungkinkan Anda mengintegrasikan lingkungan hosting publik dan pribadi untuk menciptakan pengaturan yang paling hemat biaya untuk aplikasi dan beban kerja Anda.

2. Kendalikan Biaya Cloud

Studi terbaru mengungkapkan bahwa rata-rata perusahaan membuang sekitar 35% dari total pembelanjaan cloud. Ada beberapa penyebab umum biaya cloud yang terlalu tinggi:

• Anggota tim yang kurang berpengalaman atau ceroboh menyediakan instance cloud secara berlebihan.
• Tim menggunakan sumber daya cloud tanpa izin tanpa sepengetahuan atau persetujuan departemen TI.
• Tidak ada anggota staf yang bertanggung jawab memantau total pembelanjaan cloud.
• Karyawan yang menghabiskan sumber daya dan lupa melepaskannya setelah mencapai EOL.

Tingkatkan visibilitas belanja cloud Anda untuk menurunkan biaya TI. Gunakan alat manajemen biaya cloud yang memungkinkan Anda:

• Sentralisasikan manajemen biaya cloud.
• Identifikasi dan hapus instance yang tidak digunakan, tidak diberi izin, dan disediakan secara berlebihan.
• Dapatkan wawasan tentang penggunaan cloud.
• Perkirakan pengeluaran di masa depan.

3. Virtualisasi Server In-House

Virtualisasi server adalah strategi pengurangan biaya TI yang sangat baik karena memungkinkan Anda menjalankan beberapa server virtual pada satu mesin fisik yang sudah Anda miliki. Berbagi sumber daya server fisik di antara beberapa mesin virtual (VM) menghindari server yang kurang dimanfaatkan dan membantu menghemat biaya pada:

• Akuisisi perangkat keras.
• Pemeliharaan sehari-hari.
• Konsumsi daya dan pendinginan.

Ingatlah bahwa satu server rak 1U setiap tahunnya memerlukan biaya energi sebesar $500, lisensi OS sebesar $500, dan biaya pemeliharaan sebesar $1.500. Virtualisasi menurunkan jumlah server di tempat yang diperlukan, sehingga Anda dapat menghentikan atau menjual beberapa perangkat keras Anda. Anda juga menghemat uang dengan mengurangi kebutuhan ruang di ruang server Anda, sehingga menurunkan biaya fasilitas.

4. Optimasi Proses TI

Carilah peluang untuk meningkatkan efisiensi dan keandalan proses TI dalam organisasi Anda. Menyederhanakan dan mengoptimalkan proses meningkatkan produktivitas dan mengurangi tingkat kesalahan, yang merupakan dua faktor utama dalam pengeluaran TI.

Berikut beberapa contoh proses TI yang dapat Anda tingkatkan:

• Melaporkan dan menyelesaikan insiden TI (misalnya, Anda dapat menambahkan sistem tiket terpusat atau menentukan prosedur eskalasi yang lebih baik).
• Meminta, menyetujui, dan membuat perubahan pada sistem TI (misalnya, Anda dapat menentukan kebijakan perubahan yang jelas atau menerapkan sistem manajemen terpusat).
• Menangani permintaan pengguna umum, seperti instalasi perangkat lunak atau penyediaan akun (misalnya, Anda dapat membuat basis pengetahuan dengan FAQ atau mengembangkan portal layanan mandiri).
• Alur kerja dalam alur Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak (SDLC) Anda (misalnya, Anda dapat mengadopsi CI/CD, pengujian otomatis, atau sistem kontrol versi yang lebih baik).

Meningkatkan proses TI menurunkan biaya dengan mengurangi tenaga kerja manual dan jumlah pengerjaan ulang yang harus dilakukan tim. Anda juga meningkatkan kualitas dan konsistensi layanan TI, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya downtime dan gangguan yang merugikan.

5. Layanan TI outsourcing

Pertimbangkan untuk melakukan outsourcing tugas TI yang memakan waktu ke penyedia layanan eksternal atau pekerja lepas. Strategi ini mengurangi biaya jangka panjang dengan:

• Menghilangkan kebutuhan untuk mempekerjakan karyawan tetap baru atau melatih karyawan yang sudah ada.
• Memungkinkan tim internal untuk fokus pada perolehan pendapatan dan fungsi bisnis inti.
• Mengurangi biaya overhead (misalnya, tambahan ruang kantor, peralatan, utilitas, tunjangan karyawan, dll.).

Berikut adalah beberapa statistik yang harus diketahui tentang outsourcing staf TI:

• Perusahaan mengalami pengurangan biaya TI sebesar 25-40% melalui layanan outsourcing.
• Sekitar 56% perusahaan dengan 100 karyawan atau lebih menyebutkan peningkatan efisiensi sebagai faktor pendorong utama outsourcing.
• Lebih dari 78% usaha kecil menggunakan layanan freelance untuk mengelola beberapa aspek TI mereka.

Beberapa tanggung jawab paling umum yang dialihdayakan perusahaan ke tim pihak ketiga adalah:

• Tugas meja bantuan.
• Manajemen jaringan.
• Pengembangan perangkat lunak.
• Pemeliharaan infrastruktur.
• Manajemen keamanan siber.

6. Hilangkan Aset TI yang Tidak Diperlukan

Cara tercepat untuk mengurangi biaya TI adalah dengan menghilangkan aset yang tidak diperlukan. Analisis seluruh lanskap TI Anda dan identifikasi aset yang:

• Kurang dimanfaatkan.
• Kedaluwarsa.
• Berulang.
• Tidak lagi selaras dengan kebutuhan bisnis.

Berikut beberapa contoh aset yang dapat Anda hilangkan:

• Lisensi aplikasi: Lisensi perangkat lunak untuk perangkat lunak lokal dan SaaS biasanya merupakan salah satu pengeluaran terbesar perusahaan. Hapus lisensi yang tumpang tindih dan tidak perlu untuk mengurangi biaya portofolio aplikasi Anda.
• Layanan dan langganan: Identifikasi dan hilangkan layanan yang tidak diperlukan, seperti instance IaaS yang tidak disetujui atau hosting halaman web yang sudah ketinggalan zaman.
• Aset infrastruktur: Gunakan kembali atau jual semua perangkat keras yang tidak diperlukan (server, laptop, sistem komunikasi, printer, dll.) untuk menghindari biaya yang terkait dengan pemeliharaan, dukungan, dan peningkatan.
• Proyek TI: Tinjau dan prioritaskan proyek yang direncanakan dan yang akan datang untuk mengetahui nilai dan urgensinya. Hilangkan semua proyek bernilai rendah dan fokuskan tim pada tugas-tugas yang memberikan nilai langsung.

Analisis aset juga merupakan peluang bagus untuk menilai apakah ada alternatif yang lebih murah atau lebih hemat biaya yang tersedia di pasar.

7. Standarisasi TI Anda

Standardisasi mengurangi biaya TI dengan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan mengurangi kompleksitas. Berikut adalah area TI Anda yang layak untuk distandarisasi:

• Perangkat Keras: Standarisasi perangkat keras (misalnya desktop, laptop, server, peralatan jaringan, dll.) untuk menyederhanakan proses pengadaan dan dukungan. Infrastruktur terstandarisasi juga menghasilkan skalabilitas dan kompatibilitas yang lebih baik.
• OS dan perangkat lunak: Standarisasi sistem operasi dan aplikasi menyederhanakan penerapan, manajemen patch, dan dukungan pengguna.
• Kebijakan TI: Tetapkan kebijakan standar (untuk pencadangan data, pengelolaan kata sandi, penggunaan perangkat lunak, keamanan cloud, dll.) untuk meningkatkan konsistensi di seluruh organisasi. Pedoman yang jelas dan terstandar mengurangi risiko kesalahan dan inefisiensi yang menyebabkan biaya tambahan.
• Konfigurasi: Standarisasi konfigurasi jaringan (misalnya, protokol jaringan, skema pengalamatan IP, konvensi penamaan, dll.) menyederhanakan manajemen dan pemecahan masalah.
• Dokumentasi: Standarisasi semua dokumentasi dan platform pengetahuan untuk mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk berbagi info dan orientasi anggota tim baru.

Standardisasi juga membantu melawan risiko TI bayangan (penggunaan perangkat dan aplikasi tidak sah), yang merupakan salah satu penyebab paling umum dari kerentanan keamanan dan biaya TI yang tinggi.

8. Gunakan Perangkat Lunak Sumber Terbuka

Instruksikan tim Anda untuk menggunakan perangkat lunak sumber terbuka bila memungkinkan untuk menghindari biaya di muka untuk memperoleh perangkat lunak dan biaya pemeliharaan tahunan. Laporan terbaru menunjukkan perusahaan menghemat hingga 3% anggaran TI mereka dengan beralih dari aplikasi komersial ke aplikasi sumber terbuka.

Selain menghindari tingginya biaya lisensi perangkat lunak, alat sumber terbuka biasanya memiliki komunitas yang aktif. Komunitas-komunitas ini memberikan dukungan gratis untuk:

• Pembaruan yang sedang berlangsung.
• Perbaikan kerusakan.
• Patch keamanan.

Perangkat lunak sumber terbuka juga memberikan akses ke kode sumber. Jika tim Anda memiliki pengetahuan yang diperlukan, aplikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan semakin meningkatkan efektivitas biaya.

9. Gunakan BYOD untuk Menurunkan Biaya

Bawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD) adalah kebijakan yang memungkinkan karyawan menggunakan perangkat pribadi untuk aktivitas terkait pekerjaan.

Studi terbaru mengungkapkan bahwa perusahaan menghemat hingga $3.150 per karyawan per tahun dengan BYOD. BYOD menyebabkan pengurangan biaya TI yang tinggi karena alasan berikut:

• Penghematan biaya perangkat keras: BYOD menghilangkan kebutuhan untuk membeli dan memelihara inventaris besar perangkat milik perusahaan. Hasilnya, terdapat penghematan biaya yang signifikan pada perolehan dan penggantian perangkat keras.
• Lebih sedikit pengelolaan perangkat: BYOD berarti karyawan bertanggung jawab atas perangkat kerja. Terdapat pengurangan overhead manajemen perangkat karena departemen TI tidak lagi bertanggung jawab atas pembaruan perangkat lunak dan pemecahan masalah.
• Biaya pemeliharaan lebih rendah: Beban perbaikan perangkat BYOD ditanggung oleh pemilik atau produsen, sehingga Anda menurunkan biaya dukungan TI.

Selain penghematan biaya, BYOD juga meningkatkan produktivitas karyawan. Orang-orang cenderung lebih nyaman dan terbiasa dengan perangkat mereka sendiri, yang sering kali menghasilkan peningkatan efisiensi.

10. Negosiasi Ulang Persyaratan dengan Penyedia Layanan

Negosiasi ulang kontrak dengan ISP, pemasok, dan penyedia layanan lainnya adalah strategi pengurangan biaya TI yang efektif. Negosiasi ulang kontrak dengan penyedia memungkinkan perusahaan mengurangi biaya saat ini rata-rata sebesar 10 hingga 30%.

Selalu lakukan analisis pasar sebelum Anda memulai negosiasi ulang. Jelajahi alternatif dan bandingkan penawaran dari berbagai ISP, pemasok, dan penyedia layanan. Gunakan proposal ini untuk mendapatkan wawasan mengenai harga pasar saat ini dan memanfaatkannya selama negosiasi untuk mendapatkan harga yang lebih menguntungkan.

Negosiasi ulang kontrak juga merupakan peluang bagus untuk meninjau dan memperbarui perjanjian tingkat layanan (SLA) dengan penyedia Anda. Menyelaraskan tingkat layanan dengan kebutuhan bisnis dan mengurangi biaya lebih lanjut dalam jangka panjang.

11. Lakukan Pekerjaan Jarak Jauh

Memungkinkan tim Anda bekerja dari jarak jauh memiliki beberapa manfaat penghematan biaya, seperti:

• Pengurangan ruang kantor: Pekerjaan jarak jauh mengurangi kebutuhan akan ruang kantor. Anda menghabiskan lebih sedikit uang untuk sewa, utilitas, perlengkapan kantor, pemeliharaan, dll.
• Penghematan infrastruktur: Karyawan jarak jauh menggunakan perangkat dan koneksi internet mereka sendiri, sehingga mengurangi kebutuhan perusahaan untuk menyediakan perangkat keras dan infrastruktur jaringan yang mahal.
• Tanpa biaya perjalanan: Pekerjaan jarak jauh menghilangkan biaya perjalanan bagi karyawan Anda.
• Peningkatan semangat: Menawarkan pekerjaan jarak jauh akan meningkatkan kepuasan karyawan, jadi perkirakan tingkat retensi yang lebih baik. Retensi yang tinggi juga mengurangi biaya rekrutmen dan pelatihan yang terkait dengan tingkat turnover yang tinggi.

Penelitian terbaru menunjukkan bahwa perusahaan menghemat hingga $11.000 untuk setiap karyawan yang mulai bekerja jarak jauh dua hingga tiga hari per minggu. Angka yang tinggi ini disebabkan oleh berkurangnya biaya sewa, peningkatan produktivitas, dan rendahnya tingkat pergantian karyawan.

12. Manfaatkan Otomatisasi Sepenuhnya

Mengotomatiskan proses yang berulang, memakan waktu, dan rawan kesalahan adalah strategi pengurangan biaya TI yang sangat baik karena beberapa alasan:

• Tim berhenti berfokus pada tugas-tugas bernilai rendah dan berkomitmen pada aktivitas yang lebih bernilai.
• Otomatisasi memungkinkan Anda menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan sumber daya yang lebih sedikit.
• Anda menghilangkan kemacetan, mengurangi ketergantungan pada karyawan tertentu, dan memastikan pelaksanaan tugas yang konsisten.
• Anda mengurangi kemungkinan kesalahan yang menyebabkan kesalahan yang merugikan atau pengerjaan ulang yang tidak perlu.

Survei terbaru mengungkapkan bahwa 59% perusahaan yang menerapkan otomatisasi melaporkan pengurangan biaya TI hingga 30%. Berikut adalah beberapa contoh proses yang perlu diotomatisasi untuk mengurangi biaya TI Anda sehari-hari:

• Penyebaran dan konfigurasi infrastruktur.
• Pembuatan, modifikasi, dan penghapusan akun pengguna dan hak akses.
• Proses pencadangan dan pemulihan (menjadwalkan pencadangan rutin, memverifikasi integritas data, memulihkan file jika terjadi kehilangan data atau kegagalan sistem, dll.).
• Pemantauan infrastruktur, aplikasi, dan perangkat jaringan.
• Menanggapi waktu henti server, pemanfaatan sumber daya yang tinggi, atau pelanggaran keamanan.
• Menambal dan memperbarui aplikasi dan OS.
• Pencatatan, perutean, dan pelacakan insiden dan masalah TI.
• Reset kata sandi.
• Menyediakan dan mengelola lingkungan pengujian (membuat dan mereplikasi lingkungan, menerapkan data pengujian, mengotomatiskan penerapan aplikasi pengujian, dll.).
• Pembuatan dan distribusi laporan dan analitik.

Gunakan Strategi Pengurangan Biaya TI untuk Mengurangi Biaya dan Meningkatkan Keuntungan Anda

Beberapa strategi yang tercantum di atas mempunyai dampak yang hampir seketika terhadap anggaran dan menghasilkan kemenangan cepat. Yang lain memerlukan waktu untuk memberikan dampak. Gunakan artikel ini untuk menilai strategi pengurangan biaya TI mana yang paling masuk akal bagi perusahaan Anda dan mulailah menurunkan biaya TI guna mengosongkan lebih banyak dana untuk pengembangan bisnis, menghasilkan pendapatan, dan inovasi.